Was ist eigentlich ein Archiv?

Definition
Was ist ein Archiv? Was macht eigentlich ein Archivar? Mit diesen beiden Fragen hat sich wohl jeder Archivar schon konfrontiert gesehen. Und so mancher hat schon zu spüren bekommen, daß sich eine Antwort darauf nicht ganz leicht finden läßt. Dennoch wagen wir hier einen Erklärungsversuch:

Ein Archiv ist eine Einrichtung zur planmäßigen Erfassung, Ordnung, Verwaltung und Auswertung des bei einer juristischen oder physischen Person entstandenen Schriftgutes, Bild- oder Tonschriftgutes, welches für den laufenden Geschäftsverkehr entbehrlich geworden ist, aber aus wissenschaftlichen, rechtlichen, technischen oder allgemeinen kulturellen Gründen als dauernd aufbewahrungswürdig erscheint.

Ihre private Archivgeschichte
Wir wollen diese mustergültige, aber abstrakte Definition anhand eines einfachen Beispiels erläutern: Sicherlich liegen bei Ihnen zu Hause alle möglichen Unterlagen in diversen Mappen und Ordnern, mit denen Sie sozusagen Ihr eigenes Leben "verwalten". Das reicht von Einkommensteuerbescheiden über Bausparverträge, Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Rechnungen und Gebrauchsanweisungen bis hin zu Schulzeugnissen und Korrespondenzen des Schafkopfclubs, dessen Vorsitzender Sie sind.

Solange Sie in regelmäßigen Abständen auf Ihre Dokumente zurückgreifen müssen, werden Sie nicht auf die Idee kommen, irgendetwas davon wegzuwerfen. Die Dokumente sind, wie die obige Definition es nennt, "für den laufenden Geschäftsverkehr" noch nicht "entbehrlich". Irgendwann aber werden Sie sich bestimmt fragen, ob Sie wirklich alles für immer und ewig aufheben müssen. Sie beginnen also, Ihre Papiere nach bestimmten Wertkriterien zu durchforsten: Manches wird sofort vernichtet, anderes ist zwar "für den laufenden Geschäftsverkehr entbehrlich", scheint Ihnen aber aus bestimmten Gründen als "dauernd aufbewahrungswürdig". Darunter können beispielsweise Ihre Schulzeugnisse oder Ihr Gesellenbrief fallen.

Öffentliche Archive
An dieser privaten "Archivgeschichte" wird das Prinzip deutlich, nach dem die öffentlichen Archive bei Bund, Ländern und Gemeinden leben und arbeiten: In den Verwaltungsbehörden und Gerichten der öffentlichen Hand fällt Registraturgut an, das nicht mehr laufend benötigt wird. Aufgabe der Archive ist es, die Spreu vom Weizen zu trennen, d.h. aus der Masse der angebotenen "überflüssigen" Dokumente ein Konzentrat archivwürdigen Quellenmaterials zu bilden, das zur Grundlage einer historischen Überlieferung wird.

Die Verwahrung von Verwaltungsschriftgut war seit jeher die ursprünglichste Aufgabe der öffentlichen Archive und ist es bis heute geblieben. So kommt es, daß sich in einem Archiv neben einer nüchtern wirkenden Diskette mit archivwürdigen Daten der Verwaltung auch eine ästhetisch ansprechende Pergamenturkunde aus dem 12. Jahrhundert finden kann, die im Grunde ja auch nur ein Verwaltungsschriftstück darstellt. In diesem Punkt wird die enge Verflechtung der Archive mit den Behörden deutlich.

Das Wort "Archiv"
Und tatsächlich kommt der Begriff "Archiv" über das lateinische "archivum" vom griechischen Wort "archeion", d.h. die Behörde, die Amtsstelle. Eine Ableitung des Wortes "Archiv" vom griechischen "archaios" (alt) hingegen ist falsch. Die Archive sind keine Sammlungen ehrwürdiger Altertümer, keine Kuriositätenkabinette, keine Antiquariate und keine Schatzkammern. Archive sammeln ihre Bestände nicht, sondern die Bestände wachsen den Archiven zuständigkeitshalber zu. Darin unterscheiden sich die Archive wesentlich von den Bibliotheken und Museen, die ihre Quellen ja in erster Linie durch Ankauf oder Schenkungen sammeln und nicht an Zuständigkeitsregelungen gebunden sind.

"Janusköpfigkeit der Archive"
Die Arbeit der Archivare richtet sich also nach zwei Seiten: Zum einen müssen sie für eine zufriedenstellende Erhaltung, Aufbereitung und Nutzbarmachung des bereits gesicherten historischen Materials sorgen, zum anderen dürfen sie den engen Kontakt zur Verwaltung nicht verlieren, um auch für die Zukunft aussagekräftiges Quellenmaterial über das Leben in einer Stadt des 20. Jahrhunderts zu sichern. Diese doppelseitige Ausrichtung archivischer Interessen nennt man im Fachjargon "Janusköpfigkeit".

Wer bekommt was?
Archive und ihre Zuständigkeit.
Die Gesamtheit der Archive eines Landes ergibt bildlich gesprochen eine Archivlandschaft. Um sich in dieser Archivlandschaft zurechtfinden zu können, liegt es nahe, die Vielzahl der bestehende Archive nach Merkmalen zu gliedern und ihnen eindeutige Zuständigkeitsbereiche zuzuweisen. Gängig ist die Typologisierung nach Archivträgern.

Demnach kennen wir in der Bundesrepublik
das Bundesarchiv
die staatlichen Archive der Länder
die Kommunalarchive
die kirchlichen Archive
die Familien-, Herrschaft- und Hausarchive
die Archive der Wirtschaft
die Archive der Parlamente, politischen Parteien, Stiftungen und Verbände
die Presse-, Rundfunk- und Filmarchive
die Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen

Analog dazu gliedern sich die Zuständigkeitsbereiche: Das Bundesarchiv übernimmt das Schriftgut der Bundesbehörden, die staatlichen Archive das der Staatsbehörden, die Kommunalarchive das der Städte und Gemeinden und so weiter.

Stadtarchiv Kaufbeuren
Das Stadtarchiv Kaufbeuren hat den Auftrag, für die schriftliche Überlieferung der heutigen Kommunalbehörde und ihrer Vorläufer zu sorgen.

Dementsprechend sind auch die Bestände des Stadtarchivs und ihr Informationsgehalt strukturiert: Zu Angelegenheiten, für die die Stadtverwaltung in der jeweiligen Epoche nicht verantwortlich war, werden auch die in Kaufbeuren lagernden Quellen nicht viel aussagen können. Die jeweils der Kommune zugewiesenen Aufgaben hingegen finden in der Regel einen reichhaltigen schriftlichen Niederschlag.