Archivgut
Das Bayerische Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 versteht unter Archivgut "alle archivwürdigen Unterlagen, einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind". Das sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.
Archivwürdig
Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
Archivierung
Archivierung umfaßt die Aufgabe, "das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten."
Wie setzen wir diesen gesetzlichen Auftrag in der Praxis um?
Erfassen. Übernehmen.
Enger Kontakt mit allen Dienststellen und Eigenbetrieben der Stadtverwaltung Kaufbeuren.
Überblick über das dort vorhandene Datenmaterial.
Entlastung der Dienststellen durch die Institution einer sogenannten Zentralregistratur als Auffangstelle für Informationsträger jeder Art.
Beratung, Unterstützung und Kooperationsangebote bei Aussonderung nicht mehr laufend benötigter Unterlagen mit dem Ziel, technikgestützt möglichst große Datenmengen möglichst schnell wieder zur Verfügung stellen zu können.
Bewertung des angebotenen Informationsmaterials der Verwaltung. Lediglich ein geringer Prozentsatz findet letztendlich den Weg in die Magazine des Stadtarchivs. Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet.
Ergänzung der amtlichen Dokumentation z.B. durch Bilder und Fotos, Plakate, Druckschriften, Zeitungsausschnitte, Vereins- und Verbandsschriftgut, private Nachlässe, sogenannte "graue Literatur", aber auch durch die Unterstützung von Erschließungsarbeiten bei anderen Dokumentationsstellen (z.B. Gablonzer Industrieverein für die jüngste Geschichte des Stadtteils Neugablonz).
Aufbau und Ergänzung einer Archivbibliothek mit zahlreichen Nachschlage- und Grundlagenwerken für die tägliche Arbeit vor Ort.
Verwahren. Sichern. Erhalten.
Vorbehandlung des Informationsmaterials (z.B. Verringerung des Metallgehaltes von Akten zum Schutz vor Rost).
Wahl einer angemessenen Lagerungsart (z.B. liegende Aufbewahrung zum Schutz vor allem geringwertiger und säurehaltiger Papiere).
Platzsparende Lagerhaltung durch den Einsatz von Kompaktusanlagen (Rollregalanlagen), sofern die gebäudestatischen Voraussetzungen dafür gegeben sind.
Maßnahmen zum Schutz vor Veruntreuung, Diebstahl, Beschädigung und unbefugter Einsichtnahme.
Einhaltung klimatischer Mindestkonditionen (Temperatur, Feuchtigkeit, Licht, günstiges Mikroklima durch Umhüllung mit basisch gepufferten Materialien).
Zusammenarbeit mit Restauratoren zum Erhalt gefährdeter Einzelstücke.
Nutzbarmachen. Auswerten.
Dokumentarische Durchdringung der übernommenen Informationsträger. Erschließung nach inhaltlichen und formalen Gesichtspunkten.
Gedächtnis der Verwaltung: Versorgung der städtischen Dienststellen mit Unterlagen und Informationen aus dem Auffangbestand "Zwischenarchiv".
Herstellung von Karteien, Repertorien (=systematische Findbücher), Datenbanken oder sonstigen Findmitteln, die den Benützer(inne)n bei ihrer Suche nach Informationen zur Verfügung stehen.Beratung und Betreuung der Benützer(innen): Einführungsgespräche.
Bereitstellung von Hilfsmitteln und Nachschlagewerken. Hinweise auf geeignete Literatur. Hilfestellung bei Leseschwierigkeiten. Auskünfte bei Problemen im Rahmen der Forschungsarbeit (Rechtsgeschichte, Zeitrechnung, Münzkunde, Mittellatein, ...).
Auskunftsdienst zu geschichtlichen Anfragen für die örtliche und überörtliche Presse. Gutachterliche Tätigkeit zu Fragestellungen mit historischer Komponente (Straßen- und Brückenbenennungen, Firmenjubiläen, Gedenkfeiern, ...).
Verfassen größerer und kleinerer Beiträge zu heimatgeschichtlichen Themen. Herausgabe von Büchern. Erarbeitung von Ausstellungen z.T. in Zusammenarbeit mit Vereinen, Verbänden und sonstigen gesellschaftlichen Gruppierungen.